مسابقه روابط عمومی ها با توپ پلاستیكی!

امروزه اهمیت و نقش روابط عمومی ها در دستگاه ها و سازمان های دولتی و خصوصی، بر كسی پوشیده نیست. یكی از عواملی كه در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فردی اهمیت و ارزش اساسی دارد و آن ها را در نیل به هدف هایشان یاری می كند، كیفیت رابطه آن ها با افراد و مؤسساتی است كه با آن ها سروكار دارند و همچنین افكار عمومی جامعه ای كه در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط به شكل راهی برای دسترسی سریع و بدون دردسر و به شكل مؤثری گسترش یافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق خواهند بود. اكنون به عنوان یك اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده كه افراد و مؤسسات برای رسیدن هرچه بهتر و راحت تر به مقاصد خود، نیازمند برقراری ارتباط، حسن رابطه و درك متقابل و توسعه تفاهم با یكدیگر و عموم مردم هستند. به همین دلیل است كه برقراری ارتباط مؤثر با اشكال مختلف و در یك كلمه «ارتباطات» یكی از مفاهیمی است كه امروزه درگروه های كوچك تا سازمان های بزرگ از اهمیت بسزایی برخوردار است و حیات سازمانی بستگی زیادی به آن دارد. مدیران و مؤسسات به این دلایل، از چند دهه پیش به این طرف در تشكیلات خود به تأسیس دفتر، واحد و یا بخشی تحت عنوان «روابط عمومی» اقدام كردند تا از طریق آن، ارتباط مفید و موثری را با افراد خارج و داخل سازمان برقرار كنند و با آگاه كردن، تشویق و ترغیب آنان، به اهداف خود، سریع تر، راحت تر و با هزینه كمتر جامه عمل بپوشانند. با توجه به اهمیت روابط عمومی در سازمان، بیست و هفتم اردیبهشت تا دوم خرداد، به عنوان هفته «روابط عمومی» نامگذاری شده است. روزنامه «خراسان شمالی» با درك این مهم و آگاهی از اهمیت و تأثیرگذاری جایگاه روابط عمومی، به عنوان رسانه ای كه كماكان دغدغه توسعه بیش از پیش استان سرسبز «خراسان شمالی» را داشته است، مدیران روابط عمومی تعدادی از دستگاه های اجرایی استان را به تحریریه این روزنامه دعوت كرد تا سنگ صبورشان شود و حرف ها و دغدغه های شان را بشنود و با هدف كمك به بهتر شدن وضعیت، آن ها را منتقل كند.
اسعدی- تنزل جایگاه روابط عمومی، نداشتن اعتبار مصوب و نبود شناخت و درك مدیران دستگاه های اجرایی از جایگاه و اهمیت روابط عمومی، مهم ترین دل مشغولی های مدیران روابط عمومی تعدادی از دستگاه های استان است كه سه شنبه مهمان تحریریه روزنامه «خراسان شمالی» بودند تا دور میزی كه گرد نبود، از موانعی كه سر راه فعالیت شان وجود دارد، سخن بگویند. مدیران مدعو البته حضور رسانه ها در كنار خودشان را از مهم ترین راهكارهای كمك به موفقیت شان بیان كردند.
«ولی قلیچی» مدیركل روابط عمومی و امور بین الملل استانداری، «حضرتقلی حیدری» مدیر روابط عمومی سازمان جهاد كشاورزی، «گوهری» مدیر روابط عمومی كمیته امداد، «محسن آگاهی» مدیر روابط عمومی اداره كل بنیاد مسكن، «رمضانی» مدیر روابط عمومی اداره كل نوسازی، توسعه و تجهیز مدارس، «علی قلی زاده» مدیر روابط عمومی اداره كل آموزش و پرورش و «معصومه قربانی» مدیر روابط عمومی شركت آب و فاضلاب روستایی خراسان شمالی، سه شنبه دعوت تحریریه «خراسان شمالی» را پذیرفتند تا در هفته ای كه متعلق به خودشان بود، ناگفته های شان را بیان كنند.
120 دقیقه چالشی!
هرچند در رابطه با موارد مطرح شده در این نشست 120 دقیقه ای و صمیمی و البته چالشی، اختلاف نظرهایی هم وجود داشت و گاه در میان حرف یكدیگر می آمدند تا نظر همكارشان را تأیید یا رد كنند، اما آن چه بیان شد، درد مشترك تمامی آن ها بود و هدف شان هم مشترك اما اختلاف نظرها در رابطه با چگونگی دستیابی به اهداف بود.
رسانه و روابط عمومی
نحوه ارتباط با رسانه ها و تأثیرگذاری آن ها، نخستین موضوعی است كه در این جلسه بیان می شود و «قلیچی» شروع كننده بحث است و می گوید: تسهیل ارتباط رسانه ای، یكی از وظایف ما به عنوان روابط عمومی است و اگر روابط عمومی بتواند كارش را در این رابطه، درست انجام دهد، مشكلی پیش نخواهد آمد و ما خود را موظف به پاسخگویی به رسانه می دانیم و باید با رسانه ارتباط دوسویه داشته باشیم و تمامی مصاحبه های مدیران باید از كانال و با هماهنگی روابط عمومی باشد.
او معتقد است: وقتی مصاحبه ها با هماهنگی روابط عمومی انجام می شود هم برای رسانه و هم برای دستگاه بهتر است زیرا روابط عمومی می تواند اطلاعات به روز را در اختیار مدیر قرار دهد و او را برای انجام مصاحبه ای پربار آماده كند و از یك طرف با توجه به این كه اطلاعات قبلاً كنترل و به روز شده است، احتمال بیان اشتباه حذف می شود و رسانه هم خبرهای درست را منتشر می كند.
«قلی زاده» اما با این نظر مخالف است و می گوید: رسانه مجاز و مختار است در هر زمانی كه می خواهد با مدیر ارتباط خبری برقرار كند و اصلاً به این اعتقاد ندارم كه تمامی مصاحبه ها باید با هماهنگی روابط عمومی باشد زیرا اگر مدیر و یا معاونی نتواند به شكل مستقل پاسخ خبرنگار را بدهد، یعنی به حوزه فعالیت خود اشراف ندارد و تمامی مدیران و معاونانی كه عضو شورای آموزش و پرورش هستند، این اختیار را دارند كه به شكل مستقیم با اصحاب رسانه مصاحبه و گفت و گو كنند.
«حیدری» نظر دیگری دارد و تصریح می كند: یكی از نقاط ضعف روابط عمومی ها كه منجر می شود رسانه ها برای كسب خبر به شكل مستقیم با مدیر دستگاه ارتباط برقرار كنند، كمبود نیروی انسانی متخصص در روابط عمومی هاست.
روابط عمومی سخنگوی سازمان است و خروجی تمام اطلاعات باید از كانال روابط عمومی باشد اما به دلیل نبود امكانات، وقت و نیروی انسانی، چنین اتفاقی نمی افتد و رسانه ها مستقیماً با مدیر ارتباط برقرار می كنند بدون این كه روابط عمومی در جریان باشد و او هم مانند دیگر مردم، پس از انتشار اخبار، متوجه می شود كه با مدیرش مصاحبه شده و این كاملاً اشتباه است. روابط عمومی باید از این موارد مطلع و خروج اطلاعات از طریق آن باشد.
ما به رسانه ها هم از نگاه خودمان به عنوان یك روابط عمومی نگاه می كنیم و این دو، یعنی روابط عمومی و رسانه، بازوهای سازنده فردای كشور و جهان هستند و در این چند سالی كه از تأسیس خراسان شمالی می گذرد سازمان ها موفق نشده اند برای توسعه و آبادانی بیشتر استان كاری انجام دهند و این به دلیل كمبود شدید نیروی انسانی، امكانات، ماشین آلات و تجهیزات است.
«رمضانی» هم در این رابطه، نظری مشابه دارد اما می گوید: متأسفانه برخی مدیران، اصلاً اعتقادی به روابط عمومی ندارند و هر چقدر هم از آن ها بخواهیم در رابطه با امور و یا حتی مصاحبه ها با روابط عمومی هماهنگ كنند، فایده ای ندارد و وقتی مدیری از الفبای مدیریت و اهمیت روابط عمومی آگاهی ندارد و تا زمانی كه مدیر، روابط عمومی را به عنوان یك بازو نپذیرد، روابط عمومی نمی تواند خودش را ثابت كند و توانمندی هایش را نشان دهد.
تنزل جایگاه
تنزل یافتن جایگاه روابط عمومی ها، موضوع دیگری است كه با ورود «قربانی» به آن، درباره اش بحث می شود.
«قربانی» می گوید: سال 86 با صدور ابلاغیه ای از سوی دولت، جایگاه روابط عمومی ارتقا یافت و 3 سال بعد این مصوبه با بندهای بیشتری توانست این جایگاه را ارتقا دهد اما سال گذشته بخشنامه ای از سوی سازمان مدیریت و برنامه ریزی ابلاغ شد و جایگاه روابط عمومی را تنزل داد و روابط عمومی از اداره به كارشناس تنزل پیدا كرد و این موضوع، دست و پای روابط عمومی ها را بست. این مشكل بزرگی است كه برای روابط عمومی ها به وجود آمد و باعث شد بسیاری از مزایا و فوق العاده ها به آن ها پرداخت نشود.«قلیچی» ادامه این بحث را در دست می گیرد و بیان می كند: دولت در حال كوچك سازی است و شامل همه بخش ها می شود و با كوچك سازی در روابط عمومی ها موافق هستم اما معتقدم جایگاه ها باید همان باشد ولی فعالیت های روابط عمومی برون سپاری شود و روابط عمومی سیاست گذاری و برنامه ریزی كند و برنامه فكری بنویسد تا بتواند با كمك بخش خصوصی، آن را اجرایی كند و معتقدم جایگاه روابط عمومی باید زیر نظر عالی ترین مقام سازمان شكل بگیرد.
«حیدری» در این رابطه نظر دیگری دارد و می گوید: این كه بخشی از كار را به بخش خصوصی بسپاریم، خوب است اما روابط عمومی فن، هنر و تخصص ارتباطات است و بخش خصوصی هر چقدر هم توانمند باشد، نمی تواند بین این ها ارتباط برقرار كند.
روابط عمومی كار عشق و دل است و بخش خصوصی نمی تواند با عشق و دل در این رابطه فعالیت كند و شاید بتوان بخش كوچكی از كارها مانند انتشارات را به بخش خصوصی واگذار كرد اما خیلی از كارهای روابط عمومی را باید خود روابط عمومی انجام دهد و با واگذاری همه كارها به بخش خصوصی، راه را اشتباه می رویم و از تعریف اصلی روابط عمومی فاصله می گیریم.
«قلیچی» دوباره در این رابطه مخالفت و بیان می كند: تعریف روابط عمومی بر اساس مقتضیات زمان تغییر كرده است و كار روابط عمومی، مدیریت ارتباطات است نه این كه تمام كارها را خودش انجام دهد.
«رمضانی» هم معتقد است: برون سپاری بهترین كار برای روابط عمومی است و اگر برون سپاری نداشته باشیم، یكسری كارهای تكراری را باید انجام دهیم.
«قربانی» اما می گوید: من با این كوچك سازی موافق نیستم زیرا به عنوان مثال، 3 اداره به یك شركت افزوده و اداره روابط عمومی حذف می شود و این نمی تواند كوچك سازی باشد و به نظرم این اقدام به شكل كاملاً غیركارشناسی صورت گرفته است.
از روابط عمومی انتظار تیم داری در حد تیم ملی را داریم اما جایگاه روابط عمومی زمین خاكی است و حتی توپ پلاستیكی هم برای پیشبرد كارها نداریم و هر جا از اعتبارات پسمانده ای باشد، به روابط عمومی می دهند و وقتی دست روابط عمومی بسته باشد، چه كارها به بیرون سپرده شود و چه نشود، هیچ تفاوتی نخواهد كرد.
«حیدری» هم می گوید: سال 83 و در ابتدای تأسیس استان، روابط عمومی بودجه مصوب داشت و اكنون هیچ ندارد و این روزها برای انجام هر كاری باید از رابطه استفاده كنیم، به این مدیر و آن معاون، رو بیندازیم و اعتبار مورد نیاز را تأمین كنیم و این در حالی است كه اگر مدیر دستگاه، روابط عمومی را قبول داشته باشد، در پرداخت ها هم می تواند به او كمك كند و این در مورد سازمان ما صدق می كند.
البته باید به یاد داشته باشیم كه وقتی استان درگیر كوچك سازی بود و تعداد نیروهای آن در حال كم شدن، گفتند خراسان شمالی در اجرای قانون خدمات كشوری، پایلوت است و این موضوع دوباره به روابط عمومی ها ضربه زد و كمبودها و خلاء ها در روابط عمومی ها، موجب شد تا روابط عمومی ها دچار روزمرگی و مجبور به انجام كارهای پیش پا افتاده شوند در حالی كه كار روابط عمومی برنامه ریزی است و به نیروی متخصص در این زمینه نیاز دارد.
در این جای بحث بالاخره گوهری قفل سكوت خود را می شكند و او هم وارد بحث می شود و می گوید: باید نگاه مدیر و دستگاه به روابط عمومی متفاوت باشد وقتی نگاه مثبتی به این حوزه وجود داشته باشد، حتی اگر روابط عمومی كارشناس باشد و حكم مشاور را هم نداشته باشد، مدیر می تواند از او كمك بگیرد و در پرداخت ها به او كمك و جایگاه روابط عمومی را حفظ كند. من اگر به جای مدیر، كارشناس روابط عمومی باشم اما برای كارم ارزش قائل شوند و حقوق مرا در نظر بگیرند، مشكلی پیش نخواهد آمد اما مشكل در قوانین ماست كه كارشناس، نمی تواند عضو شورای معاونان سازمان باشد و در این حالت روابط عمومی نادیده گرفته می شود.
روابط عمومی ها به امكاناتی نیاز دارند كه با توجه به حجم كارشان و انتظاری كه از آن ها وجود دارد، مهیا نیست.روابط عمومی ها باید ردیف بودجه داشته باشند تا بتوانند برنامه های خود را اجرا كنند و اگر برنامه و بودجه باشد، كارها برون سپاری خواهد شد. مشكل ما این است كه ما را درك كنند نظر من این است كه باید رفتار سازمانی درست شود و درست شدن رفتار سازمانی بر درست شدن چارت سازمانی ارجحیت دارد.
اما در این میان جایگاه قوانین كجاست؟
«قلیچی» در این مورد اظهارمی كند: ارتقای جایگاه روابط عمومی در هر پست و رده ای، مطلقاً به روابط عمومی باز می گردد اما انجام یكسری كارهای زیربنایی، به قانون مجلس نیاز دارد و اگر ما اعتقاد داریم كه كانال حاكمیت و نظام روابط عمومی، مردم سالاری دینی است، باید قانون محكمی برایش وجود داشته باشد تا كسی جرأت نكند به روابط عمومی چیزی بگوید و اگر قرار است كوچك سازی اتفاق بیفتد، باید در تمام بخش ها باشد و نه فقط در روابط عمومی.آگاهی كه ساكت نشسته است لب به سخن باز می كند و معلوم است كه دل پری از بی توجهی ها دارد.
او می گوید: ظرفیت های كمی در اختیار روابط عمومی هاست و این در حالی است كه برخی از آن ها اصلاً نیرو ندارند بماند كه برخی ها حتی بادیگارد هم دارند، اما در مجموع روابط عمومی ها انگیزه ای برای انجام دادن كار ندارند. اگر مدیران روابط عمومی ها را دوست دارند، به این دلیل است كه كارهایی را كه انجام آن ها از روابط عمومی خواسته می شود، فرد دیگری نمی تواند انجام دهد و به عبارتی، انجام دادن همه كارهای نشدنی، وظیفه روابط عمومی است.
جایگاه روابط عمومی ها، جایگاهی كه می گوییم نیست و حالاحالاها راه داریم تا به جایگاه واقعی مان برسیم. وقتی مدیران اعتقادی به روابط عمومی ندارند، طبیعی است كه روابط عمومی نمی تواند كار كند. اعتماد به نفس روابط عمومی ها را پایین آورده اند و كارایی را از آن ها گرفته اند.
روابط عمومی ها آن قدر كارهای پیش پا افتاده انجام می دهند كه فرصت فكر كردن، ایده پردازی، خلاقیت و برنامه ریزی برای نفوذ در مخاطب را از دست داده اند و فقط به دلیل تعهد و علاقه ای كه به كارشان دارند، كارشان را حفظ كرده اند. نگاه ها به روابط عمومی باید اصلاح شود و تشكیل شورای روابط عمومی در برخی از تغییر نگرش ها بسیار تأثیرگذار بود. اما تا زمان فرصت انجام كار فراهم نباشد، نمی توان كاری انجام داد.
«آگاهی» كه دل پری از دیدگاه برخی ها به روابط عمومی دارد، ادامه می دهد: برخی ها واقعاً خودشان را به آن راه زده اند و هیچ اهمیتی به جایگاه روابط عمومی ها نمی دهند در حالی كه برای رسیدن به دیدگاهی مناسب در این زمینه و رسیدن روابط عمومی ها به جایگاه واقعی شان، باید همه و از جمله رسانه ها جریان سازی قوی انجام دهند.
«رمضانی» دوباره رشته كلام را در دست می گیرد: اگر مدیران درك كنند كه روابط عمومی در پیشگیری از بحران و مدیریت بحران تأثیرگذار است، می توان جایگاه روابط عمومی را درك كرد.
باید به این درك رسید كه روابط عمومی می تواند كمك كننده باشد اما متأسفانه در برخی دستگاه ها هیچ نگاه مثبتی به روابط عمومی ها وجود ندارد و به این نكته توجه نمی شود كه روابط عمومی ها یكسری مسئولیت های اجتماعی هم دارند كه اگر مورد احترام واقع شوند و از آن ها خواسته شود، این مسئولیت خود را نیز به خوبی انجام می دهند اما این برآورده نشدن احترام ها، موجب شده است كه روابط عمومی ها از انجام مسئولیت اجتماعی شان سر باز زنند.
«قربانی» هم معتقد است: سند ارتباطی و بحران در همه فعالیت های یك سازمان باید تعریف و جایگاه روابط عمومی، دوباره تعریف شود. باید اتاق فكری تشكیل و از نخبگان هم دعوت شود تا در این باره صحبت و در این رابطه بازنگری شود.
وضعیت تحصیلی روابط عمومی ها
داشتن تحصیلات مرتبط و تخصص از موضوعاتی است كه در این نشست مطرح می شود و سر بحث داغی باز و به ارائه یكسری رقم و عدد منتهی می شود.«قلیچی» در این مورد می گوید: میانگین سنی روابط عمومی ها در استان، 36 سال است و 69 درصد آن ها بین 30 تا 39 سال سن دارند و این یعنی نیروهای این بخش جوان هستند و برای كار و پیشرفت انگیزه دارند از سویی در مورد مدرك این افراد باید گفت، 66 درصد روابط عمومی ها دارای مدرك تحصیلی كارشناسی هستند و 20.5 درصد آن ها تا مقطع كارشناسی ارشد تحصیل كرده اند و 1.5 درصد مدرك دكترا دارند و تحصیلات 10.5 درصد هم كمتر از لیسانس است و این نشان دهنده این است كه روابط عمومی ها برای ارتقای مدرك تحصیلی خود تلاش كرده اند. هم چنین 18 درصد روابط عمومی ها در رشته علوم ارتباطات اجتماعی، 28 درصد در رشته مدیریت و بقیه هم در سایر رشته ها تحصیل كرده اند و درست است كه رشته تحصیلی آن ها با كارشان مرتبط نیست اما 74.5 درصد آن ها سابقه ای بیش از 3 سال در حوزه فعالیت خود دارند و به عبارتی تجربه لازم را كسب كرده اند اما متاسفانه چالشی كه در این بخش وجود دارد نبود روابط عمومی درنیمی از ادارات شهرستانی است. 52 درصد دستگاه های ما در حوزه شهرستانی اصلاً روابط عمومی ندارند و در چنین شرایطی، چه انتظاری می توان داشت؟
«قلیچی» می گوید: با این همه، با توجه به اهمیت جایگاه روابط عمومی، شورای روابط عمومی ها را در شهرستان ها تشكیل دادیم و به دستگاه هایی هم كه روابط عمومی ندارند، گفتیم رابط روابط عمومی را به این جلسه ها بفرستند تا بتوان لزوم و اهمیت حضور روابط عمومی ها را نهادینه كرد.«آگاهی» هم می گوید: با وجود همه این شرایط، وضعیت تحصیلی و ارتباط رشته و كار روابط عمومی های استان نسبت به دیگر استان ها بهتر است و آمار نشان می دهد كه روابط عمومی های استان هم جوان هستند و هم تلاش كرده اند كه مدرك تحصیلی خود را ارتقا دهند كه این نكته ای مثبت در حوزه روابط عمومی هاست.
نقش روابط عمومی در ارزیابی ها
روابط عمومی های دستگاه های اجرایی استان با همه مشكلات و كمبودهایی كه دارند، از سوی روابط عمومی استانداری خراسان شمالی ارزیابی می شوند تا این ارزیابی ها، در آن ها انگیزه بهتر كار كردن ایجاد كند و بدانند كه عملكردشان رصد می شود. البته شورای هماهنگی روابط عمومی های استان برنامه هایی هم برای ارتقای جایگاه روابط عمومی ها دارد و بخشنامه ای با 14 بند برای این منظور به دستگاه های اجرایی ارسال كرده است، اما ظاهراً تاكنون نتیجه دلخواه، حاصل نشده است.
درد و خواسته مشترك!
همه صحبت ها و درد دل ها كه گفته شد و گاه خواسته شد درج نشود، به این جا ختم شد كه تا نگاه مدیران به جایگاه روابط عمومی ها و نگاه مردم به اهمیت این جایگاه تغییر نكند، روابط عمومی نمی تواند نقش خود را به خوبی ایفا كند و گاه این نگاه در برخی از مدیران آن قدر مه گرفته و تار است كه سنگینی آن سرعت گیر حركت مثبت روابط عمومی ها شده است.